Neele-Vat erzielt Effizienzsteigerungen im Auftragsmanagementprozess

Der Logistikdienstleister Neele-Vat hat eine automatisierte Lösung für seinen Auftragserfassungsprozess gefunden, mit der er seinen Kunden ein höheres Serviceniveau bieten kann. „Wir haben uns verschiedene Anbieter angesehen, aber der Auftragskonverter von Simply Deliver hat sich eindeutig als der beste erwiesen“, sagt IT-Manager Edwin Valstar. Die Lösung ist inzwischen in Betrieb, und die ersten Erfahrungen sind positiv. „Wir sind schneller und flexibler geworden.“  

Neele-Vat ist ein Full-Service-Logistikdienstleister mit 900 Mitarbeitern und Standorte in ganz Europa. Das Unternehmen bietet ein breites Spektrum an hochwertigen Logistikdienstleistungen in den Bereichen LKW-Transport, Seefracht, Luftfracht, Zollabfertigung und Lagerlogistik. Um als multimodaler Kettenkoordinator alle Glieder der Kette perfekt aufeinander abzustimmen, muss das Rotterdamer Familienunternehmen über fortschrittliche IKT-Systeme verfügen. Simply Deliver ist auf Cloud-Lösungen für das multimodale Transportmanagement, den Echtzeit-Datenaustausch und die Transparenz in der Lieferkette spezialisiert.

Zeitaufwendig und fehleranfällig „Für
unsere Transportaktivitäten müssen wir täglich zahlreiche Aufträge bearbeiten“, erklärt Edwin Valstar, IT-Manager bei Neele-Vat. „Die meisten Aufträge gehen per E-Mail ein, zusammen mit einem Anhang, der die Details enthält. Meist handelt es sich dabei um eine PDF- oder Excel-Datei, aber auch unstrukturierte Word-Dokumente kommen noch vor. Viele dieser Aufträge müssen manuell eingegeben werden, was zeitaufwendig und zudem fehleranfällig ist. Wir waren schon seit geraumer Zeit auf der Suche nach einem Anbieter, der hierfür eine Lösung anbieten konnte, fanden jedoch keinen geeigneten Partner. Bis wir mit Simply Deliver in Kontakt kamen.“

Proof of Concept
Eine der von Simply Deliver angebotenen Lösungen ist der sogenannte „Simply Converter“, ein benutzerfreundliches und pragmatisches Tool zur automatischen Umwandlung einzelner Dateien in Datensätze in einem Auftragsmanagementsystem. Damit werden die genannten Nachteile der manuellen Eingabe umgangen, während Auftraggeber ihre Aufträge weiterhin auf die gewohnte Weise versenden können. „Wir haben uns auch Lösungen anderer Anbieter angesehen, doch diese waren wesentlich komplexer oder weniger zuverlässig“, sagt Valstar. „Während des Proof of Concept hat sich Simply Deliver eindeutig als beste Lösung herausgestellt. Sie hatten bereits innerhalb einer Woche eine perfekt funktionierende Vorlage erstellt, was beweist, dass sie schnell reagieren können.“

Software selbst konfigurieren
Ein großer Vorteil des Simply Converter gegenüber anderen Lösungen besteht darin, dass Neele-Vat die Vorlagen selbst einrichten kann. „Wir haben viele Großkunden, die uns ihre Bestellungen alle auf unterschiedliche Weise übermitteln. Um dies zu automatisieren, muss man pro Kunde einmalig eine Bestellvorlage einrichten, und da ist es angenehm, dass man nicht auf Dritte angewiesen ist. Die Software von Simply Deliver ist einfach aufgebaut, und unsere Mitarbeiter haben hierfür auch gute Schulungen erhalten. Dadurch können wir auch selbst eingreifen, wenn etwas schiefgeht, und sind nicht bei jeder Kleinigkeit von unserem IT-Anbieter abhängig. Übrigens sind die Mitarbeiter von Simply Deliver sehr zugänglich, und die Wege zum Entwicklungsteam sind kurz. Wenn man sie also einmal braucht, lassen sich Dinge schnell erledigen.“

Höhere Servicequalität
Inzwischen wurde der Simply Converter in Betrieb genommen, und Neele-Vat profitiert in vollem Umfang von den Effizienzvorteilen. „Das spart uns wirklich sehr viel Zeit, insbesondere bei komplexeren Aufträgen, die einen hohen Verwaltungsaufwand erfordern. Außerdem macht es uns flexibler: In Spitzenzeiten können wir Aufträge weiterhin mit voller Geschwindigkeit bearbeiten, während wir zuvor an die maximale personelle Kapazität gebunden waren.“ Das Wichtigste sei jedoch, dass auch die Kunden von „Neele-Vat“ davon profitieren, betont er. „Da der Auftragserfassungsprozess nun so reibungslos verläuft, sind die Durchlaufzeiten gesunken und es werden weniger Fehler gemacht. Für die Kunden bedeutet dies, dass man in seinen Abläufen zuverlässiger wird und eine höhere Qualität bei der Dienstleistung bietet.“

Lösung mit Potenzial
Nachdem die ersten Anwendungen zu solch positiven Ergebnissen geführt haben, beabsichtigt Valstar, die Software von Simply Deliver auch in anderen Bereichen des Unternehmens einzusetzen. „Bislang haben wir uns ausschließlich mit der Erfassung von Transportaufträgen befasst, doch innerhalb von „Neele-Vat“ gibt es auch andere Auftragsabläufe, beispielsweise für unsere Lageraktivitäten und die Zollabfertigung. Zwar handelt es sich dabei um andere Daten, doch der Kern bleibt derselbe, und auch diese Abläufe ließen sich mit dem Konverter hervorragend automatisieren. Der Simply Converter ist eine Lösung mit großem Potenzial, die wir breit einsetzen können. Damit werden wir bei Neele-Vat noch viel Freude haben.“

„Der Simply Converter ist eine vielversprechende Lösung, die wir breit einsetzen können.“

Edwin Valstar, IT-Manager bei Neele-Vat