Der Logistikdienstleister Neele-Vat hat eine automatisierte Lösung für seine Auftragserfassung gefunden, die es ihm ermöglicht, seinen Kunden ein höheres Serviceniveau zu bieten. "Wir haben uns mehrere Anbieter angeschaut, aber der Auftragskonverter von Simply Deliver hat eindeutig die Nase vorn", sagt IT-Manager Edwin Valstar. Die Lösung ist jetzt in Betrieb und die ersten Erfahrungen sind positiv. "Wir sind schneller und flexibler geworden.

Neele-Vat ist ein Full-Service-Logistikdienstleister mit neunhundert Mitarbeitern und Standorte in ganz Europa. Das Unternehmen bietet ein breites Spektrum an hochwertigen Logistikdienstleistungen in den Bereichen Lkw-Transporte, Seefracht, Luftfracht, Zoll und Lagerlogistik. Um als Leiter einer multimodalen Kette alle Glieder perfekt aufeinander abzustimmen, benötigt das Familienunternehmen mit Sitz in Rotterdam fortschrittliche IKT-Systeme. Simply Deliver hat sich auf Cloud-Lösungen für das multimodale Transportmanagement, den Datenaustausch in Echtzeit und die Transparenz der Lieferkette spezialisiert.

Zeitaufwendig und fehleranfällig "Für unsere Transportaktivitäten erhalten wir jeden Tag viele Aufträge, die wir bearbeiten müssen", sagt Edwin Valstar, IT-Manager bei Neele-Vat. "Die meisten Aufträge gehen per E-Mail ein und enthalten einen Anhang mit den Details. In der Regel handelt es sich dabei um eine PDF- oder eine Excel-Datei, aber auch unstrukturierte Word-Dokumente kommen vor. Viele dieser Aufträge müssen manuell eingegeben werden, was zeitaufwändig und auch fehleranfällig ist. Wir hatten schon seit einiger Zeit nach einem Anbieter gesucht, der hierfür eine Lösung anbieten konnte, aber wir haben keinen geeigneten Anbieter gefunden. Bis wir mit Simply Deliver in Kontakt kamen."

Proof of Concept Eineder Lösungen, die Simply Deliver anbietet, ist der so genannte Simply Converter, ein benutzerfreundliches und pragmatisches Werkzeug zur automatischen Umwandlung einzelner Dateien in Datensätze in einem Auftragsverwaltungssystem. Dadurch werden die erwähnten Nachteile der manuellen Transkription überwunden, und die Kunden können ihre Bestellungen weiterhin auf die gleiche Weise übermitteln. "Wir haben uns auch Lösungen von anderen Anbietern angesehen, aber die waren viel komplexer oder weniger zuverlässig", sagt Valstar. "Während des Proof-of-Concept hatte Simply Deliver eindeutig die Nase vorn. Sie hatten bereits innerhalb einer Woche eine perfekt funktionierende Vorlage erstellt und damit ihre Fähigkeit bewiesen, schnell zu handeln.

Software selbst konfigurieren Eingroßer Vorteil von Simply Converter gegenüber anderen Lösungen ist, dass Neele-Vat die Vorlagen selbstkonfigurieren kann. "Wir haben viele große Kunden, die alle ihre Bestellungen auf unterschiedliche Weise an uns übermitteln. Um das zu automatisieren, muss man für jeden Kunden einmal eine Bestellvorlage einrichten, und dann ist es gut, wenn man sich nicht auf Dritte verlassen muss. Die Software von Simply Deliver ist einfach aufgebaut, und unsere Mitarbeiter wurden auch gut darin geschult. So können wir auch selbst eingreifen, wenn etwas schief läuft, und sind nicht bei jeder Kleinigkeit von unserem ICT-Lieferanten abhängig. Im Übrigen sind die Mitarbeiter von Simply Deliver sehr zugänglich und es gibt kurze Kommunikationswege zum Entwicklungsteam. Wenn man sie also einmal braucht, bekommt man die Dinge schnell erledigt.

Höhere Servicequalität Inzwischenist der Simply Converter in Betrieb und Neele-Vat nutzt die Effizienzvorteile voll aus. "Das spart uns wirklich viel Zeit, vor allem bei den komplexeren Aufträgen, die viel Verwaltungsarbeit erfordern. Es macht uns auch flexibler: In Spitzenzeiten können wir die Aufträge weiterhin mit voller Geschwindigkeit bearbeiten, während wir früher an die maximale Personalkapazität gebunden waren." Aber am wichtigsten ist, dass auch die Kunden von Neele-Vat davon profitieren, betont er. "Wenn der Auftragseingabeprozess so reibungslos abläuft, sind die Durchlaufzeiten kürzer und es werden weniger Fehler gemacht. Das bedeutet für die Kunden, dass Sie in Ihrem Prozess zuverlässiger werden und mehr Qualität in Ihrem Service bieten."

Lösung mit PotenzialNachdem die ersten Anwendungen zu so positiven Ergebnissen geführt haben, plant Valstar, die Software von Simply Deliver auch in anderen Bereichen des Unternehmens einzusetzen. "Bisher haben wir uns nur mit der Erfassung von Transportaufträgen befasst, aber innerhalb von Neele-Vat haben wir auch andere Auftragsflüsse, z. B. für unsere Lagertätigkeiten und die Zollabfertigung. Dabei handelt es sich zwar um unterschiedliche Daten, aber die Essenz ist dieselbe, und auch diese Abläufe lassen sich mit dem Konverter hervorragend automatisieren. Der Simply Converter ist eine Lösung mit viel Potenzial, die wir breit einsetzen können. Wir werden innerhalb von Neele-Vat viel Spaß damit haben."

"Der Simply Converter ist eine Lösung mit Potenzial, die wir breit einsetzen können.

Edwin Valstar, IT-Manager bei Neele-Vat